Préparer une nouvelle session

Ce parcours rassemble les actions à effectuer dès qu'une nouvelle école ou conférence est confirmée.

1. Créer la session

1. Ouvrez Administration → Toutes les sessions.
2. Cliquez sur Nouvelle session.
3. Renseignez le titre, le type, les dates, la référence et l'organisateur.
4. Activez Validée par le Conseil Scientifique seulement si la validation est acquise.
5. Cliquez sur Créer la session.

La nouvelle session devient disponible dans le sélecteur Session active. Détails : Créer une session.

2. Créer le site de conférence, si nécessaire

Depuis le tableau de bord de la session :

1. Cliquez sur Créer le site de conf.
2. Vérifiez le slug proposé avant de communiquer l'adresse.
3. Ajoutez l'e-mail de l'organisateur si un accès au site doit être créé.
4. Conservez et transmettez les accès affichés à la fin de l'opération.

Ne renommez plus le slug après l'envoi des invitations : l'ancienne adresse cesserait de fonctionner. Voir Sites de conférence.

3. Vérifier les paramètres communs

Un administrateur contrôle avant l'ouverture des inscriptions :

• le contenu institutionnel dans Paramètres des sites ;
• les chambres actives, leur capacité et leur confort dans Paramètres des chambres ;
• les comptes et droits de l'équipe dans Utilisateurs.

4. Préparer les tarifs

Dans Paiements → Tarifs de la session, renseignez les tarifs des participants, conférenciers, organisateurs et accompagnants. Les montants peuvent rester modifiables individuellement après le calcul automatique. Voir Paiements.

Checklist

• Session créée avec les bonnes dates
• Organisateur et référence vérifiés
• Site créé et accès transmis, si nécessaire
• Contenu institutionnel relu
• Chambres et bâtiments disponibles vérifiés
• Tarifs de la session enregistrés
• Comptes de l'équipe et permissions contrôlés