Préparer logement, repas et documents

Ce parcours est à réaliser quand la liste des participants est suffisamment stable.

1. Préparer le logement

1. Vérifiez les chambres actives et leurs notes de confort (1 à 5 étoiles) dans Administration → Paramètres chambres : elles déterminent quelles chambres iront aux Organisateurs (meilleur niveau) et aux Conférenciers (deux meilleurs niveaux).
2. Ouvrez le Logement de la session.
3. Dans Jours sans rotation, contrôlez les week-ends bloqués par défaut et ajoutez les jours sans équipe de nettoyage.
4. Placez manuellement les cas imposés, puis cliquez sur Verrouiller dans leur chambre.
5. Cliquez sur Proposer et lisez les avertissements avant Appliquer : ils signalent notamment les séjours verrouillés qui se chevauchent dans une même chambre, à arbitrer vous-même (déverrouiller, déplacer ou valider la sur-occupation).
6. Corrigez les personnes non logées et les alertes PMR ou « femme seule ».

Une proposition ne modifie rien tant que vous n'avez pas cliqué sur Appliquer. Les affectations verrouillées sont comptées dans le bandeau et ne peuvent pas être déplacées par le calcul : en cas de conflit entre verrous, la proposition avertit au lieu de corriger.

2. Contrôler les repas

Dans Restaurant :

• vérifiez les effectifs jour par jour ;
• contrôlez les adultes, enfants, régimes et personnes absentes ;
• ouvrez la Lunchbox seulement quand les participants peuvent faire leur choix ;
• imprimez le planning après les dernières corrections.

Les comptes dépendent directement des dates de séjour et du type des accompagnants.

3. Vérifier les paiements

1. Enregistrez les tarifs de session.
2. Utilisez Calculer tous les montants.
3. Corrigez manuellement les exceptions.
4. Saisissez les règlements dans le mode correspondant.
5. Activez le filtre Reste à régler pour traiter les dossiers ouverts.

4. Générer les documents

Depuis Documents, générez les fichiers nécessaires : liste des participants, émargement, badges, attestations, plans de logement et planning restaurant. Les PDF utilisent toujours les données courantes : régénérez-les après toute correction importante.

Checklist avant l'arrivée

• Chambres actives et niveaux de confort vérifiés
• Jours sans rotation contrôlés
• Cas imposés verrouillés
• Proposition appliquée et avertissements traités (dont verrous qui se chevauchent)
• Personne PMR sans solution identifiée
• Lunchbox ouverte ou fermée selon la date
• Effectifs restaurant vérifiés
• Montants dus calculés et exceptions corrigées
• Documents finaux régénérés