Gérer les participants et accompagnants¶

Ce parcours couvre l'import initial, la correction des fiches et les mises à jour jusqu'à l'arrivée.

1. Importer la liste initiale¶

Sélectionnez la bonne session active.
Ouvrez Participants → Importer.
Téléchargez le gabarit Excel ou utilisez un fichier dont les en-têtes sont reconnus.
Déposez le fichier, puis examinez les lignes rejetées et les avertissements.
Cliquez sur Importer N participant(s) uniquement après vérification de l'aperçu.

Les lignes sans nom sont rejetées. Une seconde importation ne doit pas être utilisée comme moyen de corriger aveuglément la première : vérifiez d'abord les éventuels doublons. Détails : Import de participants.

2. Contrôler les fiches¶

Dans Participants, utilisez la recherche et le regroupement par statut. Ouvrez chaque fiche qui nécessite une correction et vérifiez :

identité, statut, genre et coordonnées ;
établissement, ville et pays ;
régime alimentaire et besoin PMR ;
dates exactes d'arrivée et de départ ;
observations utiles aux équipes.

3. Saisir les accompagnants¶

Les accompagnants se modifient depuis la fiche du participant. Pour chacun :

indiquez son type (adulte, enfant ou bébé) ;
renseignez le genre et le régime ;
adaptez ses dates d'arrivée et de départ si elles diffèrent de celles du participant ;
enregistrez la fiche complète.

La page Accompagnants sert ensuite de vue de contrôle transversale. Les bébés ne consomment pas de lit et sont exclus des comptes de repas.

4. Corriger sans perdre d'information¶

Utilisez Enregistrer avant de fermer le panneau d'édition.
Préférez la désaffectation d'une chambre à la suppression d'une personne.
Ne supprimez un participant que si sa présence dans la session est réellement erronée : ses accompagnants sont supprimés avec lui.
Conservez les informations particulières dans Observations plutôt que dans le nom.

Checklist avant la logistique¶

Aucun participant en doublon
Statuts O/C/P cohérents
Dates de séjour renseignées
Accompagnants et leurs dates vérifiés
Régimes spéciaux renseignés
Besoins PMR identifiés
Adresses e-mail contrôlées