Pendant et après la session¶

Pendant la session¶

Arrivée ou départ modifié¶

Modifiez les dates dans la fiche du participant ou de l'accompagnant, puis contrôlez immédiatement :

le plan de logement et les éventuelles rotations ;
les effectifs du restaurant ;
les documents qui avaient déjà été générés.

Changement de chambre¶

Utilisez le glisser-déposer du plan de logement. Si l'affectation doit survivre à une nouvelle proposition automatique, verrouillez-la. Vérifiez que la famille suit bien le participant.

Encaissement¶

Saisissez le montant dans le bon mode de règlement. Le tableau de bord et le filtre Reste à régler sont recalculés automatiquement. Les frais imprévus (goodies, repas d'invités au restaurant) se saisissent dans la colonne Extras de la page Paiements : ils s'ajoutent au montant dû du participant et à son reste à régler.

Impression de dernière minute¶

Les PDF sont générés à la demande. Corrigez d'abord la donnée source, puis téléchargez une nouvelle version du document au lieu de modifier manuellement un ancien PDF.

Après la session¶

Vérifiez le Reste à régler et les modes de paiement ; générez la Liste des paiements (Documents) pour le rapprochement, elle récapitule dû, extras, prise en charge, règlements par mode et reste, avec les totaux de la session.
Générez les attestations et documents définitifs.
Fermez la Lunchbox si elle est encore ouverte.
Dépubliez le site de conférence si son contenu ne doit plus être public.
Conservez la session : elle alimente les statistiques et reste consultable.

Ne pas supprimer pour archiver

La suppression d'une session efface ses inscriptions et accompagnants. Une session terminée est automatiquement classée parmi les sessions passées ; aucune suppression n'est nécessaire.

Checklist de clôture¶

Paiements rapprochés (Liste des paiements générée)
Attestations finales générées
Lunchbox fermée
Site dépublié si demandé
Données particulières consignées dans les observations
Session conservée dans l'historique opérationnel